دورکاری به گاه کرونا
به نظر میرسه که تغییر مدل کاری که به خاطر کرونا پیش آمده حداقل تا 2 تا 3 ماه آینده ادامه داشته باشه و بعد از اون هم احتمالن درخواستها برای دورکاری چه از طرف کارکنان و چه از طرف شرکت‌ها افزایش پیدا کنه. طبق صحبت‌هایی که با دوستان داشتم، خیلی از شرکت‌ها مکانیزم‌هایی برای گذراندن این دوران طراحی کرده‌اند یا در حال طراحی و اجرای آن هستند و با جلو رفتن و ادامهدار شدن وضعیت فعلی دغدغه‌های جدیدی برایشان پیدا میشود و به دنبال راه‌حل‌های جدید هستند.
فکر کردم جمع و جور کردن مطالبی در مورد اقدامات عملی که به شرکت‌ها و افراد در شرایط دورکاری کمک می‌کند و موجب بهبود انگیزه، بهره‌وری و حفظ روحیه میشود می‌تونه مفید باشه.
برای تهیه این مطالب از دستورالعمل‌های شرکت‌های دورکار مانند GitLab و zapier ، مقاله‌های منتشر شده در این حوزه و تجربه و شنیده‌های خودم از شرکت‌های ایرانی استفاده می‌کنم و امیدوارم بتونیم به‌زودی روایت دست‌اولی از تجربه دوستانی که در خارج از ایران در شرایط مشابهی هستند را هم داشته باشیم. مشتاق شنیدن نظرات خوانندگان و اضافه کردن تجربیاتشان به این مطالب هستم.
فعلن مطالب در این سرفصل‌ها هستند و در ادامه موضوعات دیگری نیز اضافه می‌شوند:
- برنامه فوری برای شروع دورکاری ( کارها و نحوه انجام آن)
- طراحی شغل‌ها برای دورکاری
- نحوه ارزیابی عملکرد در دورکاری
- سیستم حقوق و دستمزد در دورکاری
- توسعه فردی و آموزش نیروهای دورکار
- استخدام و آنبردینگ برای کارمندان دورکار
- نگرانی‌ها و ترس‌های افراد دورکار
- راهنمای کارمندان برای دورکاری
- پیشنهاداتی برای سرپرستان و مدیران
- ارتباطات رسمی و غیر رسمی در دورکاری
- چطور با تیم‌های دورکار ارتباط قوی ایجاد کنیم
- تجربه کارمندی و دورکاری
- فرهنگ‌کار تیمی و سازمانی
- ارزش‌های مهم در سازمان‌هایی که در آن دورکاری انجام میشود
- پیشنهاداتی برای برگذاری موثر جلسات
- پیشنهاداتی برای مصاحبه‌های ویدیویی
- پیشنهاداتی برای برگذاری جلسات فیدبک شخصی(One on One meeting)
- ابزارهای دورکاری
- Hybrid Remote
برنامه فوری برای شروع دورکاری ( کارها و نحوه انجام آن)
تغییر از کار تمام وقت در محل شرکت به شکل تمام دورکاری یا نیمه دورکاری، باعث ایجاد تغییرات شدیدی در شرکت چه از نظر فرایندی و چه از نظر ارتباطی و فرهنگ کاری میشود و برای مدیریت نرم و کم تنش و موثر این تغییر به نظر می‌آید قدم‌های فوری زیر لازم هستند:
- ایجاد تیم مدیریتی/راهبری برای تغییر به دورکاری
- ایجاد دفترچه دورکاری و برنامه ارتباطی
- درست کردن فرایند توزیع کار و دریافت گزارش
- حفظ ارتباط با پرسنل و مدیریت استرس‌های شغلی
- مشخص کردن و در دسترس قراردادن ابزارهای ارتباطی
در ادامه در مورد هر یک از این قدم‌ها بیشتر توضیح می‌دهم.
1. ایجاد تیم مدیریتی/راهبری برای تغییر به دورکاری
یک کار اساسی جمع کردن و آموزش دادن مدیران و متخصصانی است که بتوانند در این وضعیت کار کنند و مشکلات سایرین را کاهش بدهند. وظایف اصلی این افراد( مدیران و متخصصان) شامل فهرست زیر است:
- شناسایی مشکلات کاری
- مستندسازی آنها
- اولویت بندی آنها
- اطلاع‌رسانی به صورت شفاف در معرض دید افراد لازم قرار دادن
- مشخص کردن مسئول مستقیم برای کارها
افرادی که نقش دستیار / پیگیری کننده، تیم برنامه‌ریزی و شبیه آن را دارند، نقش بسیار مهمی را می‌توانند برعهده بگیرند. پیشنهاد می‌کنم این افراد مسئولیت مستقیم مستندسازی جلسات و ارتباطات و ارسال اطلاعات به سایرین را بر عهده داشته باشند.
با توجه به این‌که در بسیاری از مشاغل افراد در تعاملات روزمره و بر اساس پیش‌رفت کار کارهای هر نفر مشخص میشود و در فضای دورکاری ابهام کاری افزایش پیدا می‌کند و نحوه اولویت‌بندی کارها و داشتن برنامه حداقل دوهفته‌ای در کاهش استرس کاری و افزایش انگیزه به کارکنان می‌تواند کمک کند. یکی از وظایف اصلی تیم راهبری دورکاری مشخص کردن برنامه کاری تیم‌ها و افراد برای بازه دوهفته‌ای و اعلام شفاف آن است.
2. ایجاد دفترچه دورکاری و برنامه ارتباطی
از اولین کارهایی باید با شروع دورکاری انجام شود ایجاد دفترچه دورکاری است. این دفترچه باید مرجع اصلی برای پاسخ به سوالات کارمندان باشد و در دسترس همه کارکنان قرار بگیرد. افرادی که در تیم راهبری دورکاری هستند یا به نحوی خروجی کار ایشان لازم است به دفترچه دورکاری اضافه شود، باید مسئول به‌روزآوری محتوای آن باشند. بعد از پایان بحران کرونا هم همچنان میتوانید این رفترچه را زنده نگه دارید و از آن برای جامعه‌پذیری(On-Boarding) کارکنان جدید استفاده کنید.
یکی از مشکلاتی که من از دوستان زیادی از ابتدای بحران کرونا شندیم، سوال‌های زیاد و بدون پاسخ افراد در موضوعات مختلف است. اگر بتوانید پاسخ‌هایی که هر کس به سوالات دیگران در شرکت می‌دهد را به شکل سیستماتیک جمع‌آوری کنید، حجم زیادی از مشکلات و ایهامات به سرعت کم میشود. همچنین روشی را برای اعلام تغییرات در رویه‌ها در نظر بگیرید. مثلن اگر در ابتدا برای ارسال گزارشات از تلگرام استفاده می‌کردید و بعد از مدتی تصمیم گرفتید از ابزار دیگری مانند دراپ‌باکس یا پورتال داخلی استفاده کنید، به شکل مناسبی مطمین شوید همه از این تغییر آگاهی پیدا کرده‌اند.
دفترچه دورکاری را میتوانید در Google Docs به شکل یک اکسل با شیت‌های مرتبط با موضوعات مختلف ایجاد کنید و به افراد مرتبط دسترسی لازم برای ویرایش و افزودن مطلب را بدهید.